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Come organizzarsi per l’export

Attività e funzioni per sostenere l’azione commerciale nella distinzione fra promozione vendite e gestione vendite.

Una delle chiavi di successo per lo sviluppo dei mercati esteri è l’utilizzo di personale qualificato che sia sostenuto da un’organizzazione chiara e funzionale, compatibilmente con le risorse dell’impresa. Ciò significa che per un’azienda di piccole dimensioni non ha senso dotarsi di una struttura organizzativa complessa, ma ciò che occorre sempre assicurare è che sia chiaro “chi fa che cosa”, chi prende le decisioni e come le informazioni devono circolare all’interno dell’impresa.

Tutto il personale che si interfaccia con il cliente estero, dall’addetto alle spedizioni, all’area manager, all’addetto alle fatturazioni e ai pagamenti, deve essere allineato e al corrente delle scelte fatte.

Figura di riferimento per l’export

L’Export Manager è la figura di riferimento, a cui fanno capo i funzionari commerciali, con responsabilità per area geografica o per singolo paese, che prendono il nome di area manager.

Gli area manager si occupano dei contatti con gli intermediari (importatori, grossisti. ecc.), affiancano gli agenti locali nelle visite alla clientela, gestiscono le attività di animazione e promozione nei paesi di competenza, presentano le campagne di vendita ai clienti esteri, organizzano riunioni e corsi di aggiornamento sui prodotti per agenti e clienti esteri, intervengono per la soluzione di problemi e controversie con la clientela.

Inoltre, raccolgono dati e informazioni sul mercato di riferimento, in particolare sulla domanda, la concorrenza (soprattutto prodotti e prezzi) e i distributori, ricercano potenziali nuovi clienti e supportano l’azienda nell’organizzare la partecipazione a fiere estere.

Quando si trovano in azienda, gli area manager supportano l’export manager nel fissare prezzi e predisporre listini, accogliere clienti esteri in visita, predisporre offerte ai clienti.

Gli area manager possono essere affiancati o assumere loro stessi questa mansione, da tecnici per l’assistenza e la manutenzione dei prodotti, nel caso l’impresa produca macchinari e apparecchiature complesse. In tal caso diventa spesso necessario aprire degli uffici commerciali nei mercati più lontani per consentire interventi di assistenza più tempestivi e disporre anche di un deposito di ricambi più vicino alla clientela.

A supporto delle attività all’estero va organizzato un apposito ufficio. Nel caso di piccole imprese, e agli inizi dell’internazionalizzazione, tutte le attività  possono essere ricondotte agli uffici già esistenti, ma quando i mercati esteri cominciano ad assumere rilevanza diventa opportuno istituire delle unità organizzative distinte al cui interno collocare del personale specializzato, a partire dalla conoscenza delle lingue.

Per organizzare l’ufficio estero bisogna innanzitutto distinguere. Da una parte ci sono le attività a supporto al personale di vendita, che riguardano soprattutto le iniziative promozionali, i rapporti con le agenzie di pubblicità, la predisposizione del materiale di supporto alla vendita (cataloghi, listini, ecc.), la segnalazione ai commerciali di richieste pervenute direttamente in azienda.

Dall’altra ci sono le attività legate alla gestione degli ordini, dalla ricezione, all’invio in produzione, alle spedizioni, alle fatturazioni e ai pagamenti, all’assistenza post vendita.

Naturalmente le due sezioni dell’ufficio estero, quella di supporto alle vendite e quella di gestione delle vendite, devono interfacciarsi con il personale commerciale per coordinarsi  e gestire operativamente le diverse attività, oltre a rispondere alle richieste dei clienti e far fronte a disguidi, reclami e richieste di assistenza. In tutti questi casi la posizione dell’azienda deve essere unica verso la clientela, indipendentemente da chi sia l’interlocutore aziendale, per cui è importante assicurare che la comunicazione sia efficiente.

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